La facture électronique n’offre que des avantages pour les entreprises
D’ici 2020, la Commission européenne entend faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu en Europe, avec des économies substantielles à la clé en terme de réduction des charges administratives pour les entreprises.
Le cadre légal
Depuis le 1er janvier 2013, les factures électroniques et papier sont traitées de façon égale. Cela signifie qu’à partir de cette date, les données d’une facture peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu’au format électronique. Ce principe provient de la directive européenne qui fixe les règles de facturation (directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010). L’administration belge de la TVA a aussi inscrit ce principe dans la législation belge.
Les autorités fédérales ont développé un site internet (www.efacture.belgium.be) pour soutenir la facturation électronique. Vous y retrouvez réponse à toute question concernant le sujet (réglementation, fonctionnement,..).
Des économies substantielles à la clé
Selon une étude européenne, un passage massif à la facturation électronique au sein de l’Union européenne présenterait des avantages économiques non négligeables. Il est estimé que la transition des factures papier vers les factures électroniques permettrait de réaliser quelque 243 milliards d’euros d’économies sur six ans. En Belgique, la réduction des charges administratives qui pourrait être réalisée chaque année si toutes les factures étaient envoyées et traitées sous format électronique est estimée à environ 3,5 milliards d’euros (source : Communiqué de presse Premier ministre de Belgique – 12 Mai 2017). On estime effectivement que le traitement totalement automatique d’une facture coûte jusqu’à 70% moins cher à une entreprise.
Rapport KPMG « Calcul des économies en charges administratives réalisées grâce à l’utilisation de la facturation électronique – 2015 »
État des lieux
Pour optimiser leur processus de facturation, un nombre croissant d’entreprises a déjà opté pour l’e-facture et numérisé leur processus de facturation. Les entreprises belges traitent actuellement plus de 50% des factures de manière électronique. Si la progression est soutenue depuis 3 ou 4 ans, elle accuse néanmoins encore beaucoup de retard sur les entreprises finlandaises ou danoises, où plus de 90% de la facturation est électronique.
* Rapport KPMG « Calcul des économies en charges administratives réalisées grâce à l’utilisation de la facturation électronique – 2015 »
Différentes solutions, avec différents niveaux d’automatisation et d’intégration
Les sociétés qui ne reçoivent plus de factures papier ont pu choisir que les documents leur parviennent soit sous un format .pdf, soit via une plate-forme digitale en ligne. Le niveau d’automatisation et d’intégration entre les deux solutions diffère.
Le choix du .pdf est la solution idéale pour les entreprises qui doivent traiter mensuellement un nombre limité de factures. Vos factures sont dès lors soit envoyées par e-mail, soit mises à disposition sur un extranet.
Quant à la plate-forme digitale, elle permet d’intégrer automatiquement d’importants volumes de factures dans la comptabilité de l’entreprise. Si la mise en place de cette solution est plus complexe, les avantages liés à son haut niveau d’automatisation sont nettement supérieurs. De quoi réduire considérablement les coûts liés à la réception, la validation, l’archivage et la recherche des factures, surtout si ce système est également utilisé pour les autres fournisseurs de l’entreprise.
Gestion plus efficace. Réduction des coûts. Respect de l’environnement.
La facturation électronique permet aux entreprises de vérifier plus rapidement et plus efficacement les factures, les faire valider, et les intégrer aisément dans leur logiciel comptable. Simple et efficace !
- Plus rapide : vous recevez vos factures au format .pdf ou dans votre logiciel comptable. Bien plus rapide que la version papier.
- Économique : plus votre processus de facturation est automatisé, plus vos coûts sont réduits.
- Plus efficace : les factures sont directement envoyées aux bonnes personnes. De quoi réduire le nombre de manipulations et le risque d’erreur ou de perte de documents.
- Diminution de l’espace de stockage nécessaire.
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Facturation électronique : moins de papier pour l’État, plus d’économies pour les entreprises
Les autorités fédérales et régionales belges mettent différentes actions en place pour augmenter l’utilisation de la facturation électronique.
Le Conseil des ministres du 12 mai 2017 a décidé de favoriser largement l’usage de la facturation électronique plutôt que l’envoi de factures en version papier. Concrètement, dès le 1er juillet 2017, toutes les entreprises qui le souhaitent, pourront transmettre leurs factures destinées aux pouvoirs adjudicateurs fédéraux sous format électronique (sur Mercurius, plate-forme de facturation électronique qui permet aux autorités belges de recevoir des factures au format numérique).
Et à compter du 1er janvier 2020, les pouvoirs adjudicateurs fédéraux n’accepteront plus que les factures électroniques.
La dématérialisation des factures permettra non seulement de réduire l’empreinte écologique de l’État mais aussi de réaliser des économies et d’engendrer des gains en temps et en efficacité.
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