Elektronische facturen bieden bedrijven alleen maar voordelen
De Europese Commissie wil dat elektronisch factureren tegen 2020 de meest courante facturatiemethode wordt in Europa. Dat moet de administratiekosten voor bedrijven aanzienlijk doen dalen.
Wettelijk kader
Sinds 1 januari 2013 staan elektronische en papieren facturen wettelijk op gelijke voet. Dat betekent dat de gegevens van een factuur sinds die dag zowel op papier als in elektronisch formaat mogen worden verstuurd en ontvangen. Dat principe komt uit een Europese richtlijn die de facturatieregels bepaalt (richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13 juli 2010). De Belgische btw-administratie heeft het principe ook in de Belgische wetgeving opgenomen.
De Federale overheid heeft een website opgezet (www.efacture.belgium.be) om elektronisch factureren aan te moedigen. U vindt er een antwoord op al uw vragen over het onderwerp (reglementering, werking, …).
Stevige kostenbesparing in het vooruitzicht
Volgens een Europees onderzoek zou een massale overstap naar elektronisch factureren binnen de Europese Unie een niet te onderschatten besparing opleveren. Door papieren facturen te vervangen door elektronische versies zouden we over een tijdspanne van zes jaar zowat 243 miljard euro kunnen besparen. Indien we al onze facturen in elektronisch formaat zouden versturen en verwerken zouden we de administratiekosten in België naar schatting met zowat 3,5 miljard euro per jaar kunnen terugdringen (bron: Persbericht Premier van België – 12 mei 2017). Een volledig geautomatiseerde verwerking van een factuur zou de onderneming naar schatting immers tot 70% minder kosten.
* Rapport KPMG “Berekening van de besparing op administratieve lasten dankzij het gebruik van elektronische facturatie – 2015”
Stand van zaken
Om hun facturatieproces te optimaliseren hebben steeds meer bedrijven al gekozen voor de e-factuur en een digitaal facturatieproces. Momenteel verwerken Belgische bedrijven meer dan 50% van hun facturen elektronisch. Die evolutie zet zich al 3 of 4 jaar door, maar toch blijven we nog een heel stuk achter bij Finse of Deense bedrijven die voor meer dan 90% elektronisch factureren.
* Bron: Rapport KPMG “Berekening van de besparing op administratieve lasten dankzij het gebruik van elektronische facturatie – 2015”
Verschillende oplossingen met verschillende niveaus van automatisering en integratie
Bedrijven die zijn afgestapt van papieren facturen, kunnen kiezen voor ontvangst van de documenten hetzij in pdf-formaat, hetzij via een digitaal onlineplatform. De twee oplossingen verschillen qua niveau van automatisering en integratie.
Het pdf-formaat is ideaal voor bedrijven die maandelijks slechts een beperkt aantal facturen te verwerken krijgen. U ontvangt de facturen dan via e-mail of u vindt ze terug op een extranet.
Een digitaal platform is in staat grote volumes aan facturen automatisch in de bedrijfsboekhouding te integreren. Het opzetten van die oplossing is complexer, maar de sterke automatisering levert nog veel meer voordelen op. De kosten voor ontvangst, validering, archivering en opzoeken van facturen liggen veel lager, vooral als de onderneming dat systeem ook gebruikt voor haar andere leveranciers.
Efficiënter beheer. Kostenbesparend. Milieuvriendelijk.
Door de elektronische aanpak kunnen bedrijven facturen sneller en efficiënter controleren en laten valideren en ze vlot integreren in hun boekhoudprogramma. Eenvoudig en efficiënt!
- Sneller: u ontvangt uw facturen in pdf-formaat of rechtstreeks in uw boekhoudprogramma. Dat gaat een stuk sneller dan bij de papieren versie.
- Voordelig: hoe meer uw facturatieproces geautomatiseerd is, hoe meer kosten u bespaart.
- Efficiënter: de facturen komen rechtstreeks bij de juiste persoon terecht. Dat betekent veel minder handelingen en ook een veel kleiner risico op fouten of verlies van documenten.
- Minder opslagruimte
Lees zelf de reactie van enkele ondernemingen die de stap hebben gezet.
Elektronisch factureren: Minder papier voor de overheid, minder kosten voor de onderneming
De Belgische federale en regionale overheden voeren verschillende acties om elektronisch factureren aan te moedigen.
Op 12 mei 2017 besliste de Ministerraad om het gebruik van de e-factuur sterk te bevoordelen ten opzichte van de papieren factuur. Concreet mogen alle bedrijven die dat wensen vanaf 1 juli 2017 hun facturen voor de federale aanbestedende overheden in elektronische vorm versturen (via Mercurius, het elektronische facturatieplatform waarmee Belgische overheden facturen digitaal kunnen ontvangen).
En vanaf 1 januari 2020 zullen de federale overheden alleen nog elektronische facturen aanvaarden.
Deze digitalisering van de facturatie zal niet alleen de ecologische voetafdruk van de overheid een stuk verkleinen, het levert ook een aanzienlijke kostenbesparing en tijdwinst op en het komt de efficiëntie ten goede.
Elektronisch factureren bij ENGIE
Is uw onderneming klant bij ENGIE en wenst u uw facturen elektronisch te ontvangen? Wij stellen onze klanten de verschillende oplossingen voor die nu al beschikbaar zijn.
60% van onze businessklanten geniet al de voordelen van de e-factuur!
Lees de getuigenis van Medialaan.
U vindt alle nodige informatie terug op onze website. Aarzel niet om contact met ons op te nemen zodat ook uw onderneming haar voordeel kan doen met de e-factuur!